Etiqueta e videoconferências

Participei, na semana passada, numa videoconferência internacional, em que se debateram questões relativas ao cerimonial e protocolo, na qual pude observar algum desrespeito à certas normas básicas de etiqueta, o que originou este artigo. A pandemia da Covid-19 que assola o mundo obrigou-nos a adoptar novas formas de convivência social, quer no âmbito familiar, quer no social ou profissional.

Dentre as várias medidas de prevenção adoptadas pelos governos e instituições, estão incluídos o distanciamento social e a redução drástica do número de colaboradores, o que intensificou o recurso ao uso frenético das ferramentas que as Tecnologias de Informação e Comunicação nos oferecem.

O teletrabalho e as reuniões virtuais, sobretudo pelo sistema de videoconferência, passaram a ser alternativa ao trabalho e reuniões presenciais. Em Angola, também temos acompanhado como as instituições, públicas e privadas, introduziram as videoconferências como ferramenta de trabalho, até mesmo os órgãos de soberania. Aos poucos, todos vão-se habituando à estas videoconferências, embora ainda se note, aqui e acolá, algum desconhecimento das regras de etiqueta aplicáveis à comunicação por via de uma plataforma tecnológica ou digital, isto é, a agora designada techetiquette.

Nos dias que correm, o conhecimento dessas regras é fundamental no sentido de evitar situações impróprias como as que constatei na videoconferência em que participei. A primeira regra é a da pontualidade, esta que é considerada, pelos ingleses, como sendo “a cortesia dos Reis e obrigação dos educados.”

Ela não apenas constituí um valor em reuniões presenciais, como também continua a sêlo em reuniões virtuais. Em videoconferência é habitual existir um ou mais anfitriões que admitem os participantes para a sala virtual. Por isso, quanto mais cedo se entrar para a sala de espera, maiores serão as chances de superar-se problemas técnicos que possam eventualmente existir e ser-se admitido com sucesso.

Compareça, pois, cedo à reunião e evite aquele entediante “engarrafamento” da sala de espera, como aconteceu com alguns dos meus colegas. Um deles ligou insistentemente para mim quando eu já estava em plena sala de reunião! Ao longo da reunião fui observando que alguns intervenientes desconheciam algumas regras de etiqueta a ter em conta numa videoconferência, o que os levou a adoptarem comportamentos pouco decentes no que toca a cenografia, imagem pessoal e postura.

No que concerne à cenografia, reparei que alguns dos colegas que participaram na videoconferência a partir das suas residências, não haviam previamente preparado e arrumado o cenário e a decoração envolventes. Pude notar um pouco de tudo: quadros com fotos de familiares, televisores ligados, portas abertas, pratos de comida, pessoas circulando e, até, criança ao colo de um dos participantes!

Neste formato de reunião, é importante que se tenha um fundo simples e organizado, optando-se preferencialmente por um compartimento da casa sem circulação de pessoas, uma parede lisa ou um cenário com cortinas, desde que estejam fechadas para não transmitir a luz exterior.

A luz e a iluminação são determinantes para a qualidade do cenário. No fundo, o importante é ter um cenário que não distraia a atenção dos demais. O participante deve ser o foco da atenção e não os elementos visuais por trás de si.

Já alguns colegas que estiveram no local de trabalho e, aí vai uma nota positiva, procuraram ao máximo encontrar um fundo que tivesse a Bandeira Nacional ou um outro com quadros decorativos. Neste contexto, a imagem institucional e os símbolos nacionais são aspectos cruciais ligados à cenografia, sendo que estes ajudam a projectar e a expressar publicamente, ainda que silenciosamente, um sentido de ordem e organização. Isto, claramente, reforça a transmissão de uma boa imagem.

Como se sabe, as pessoas julgam, sobretudo, mais por aquilo que veem do que aquilo que ouvem. Neste contexto, o protocolo das instituições pode facilitar a construção de uma imagem institucional e corporativa positiva. Se tiver dúvidas sobre como e onde posicionar, por exemplo, a Bandeira Nacional, consulte os serviços de protocolo. Relativamente à Imagem Pessoal, reparei haver alguns colegas vestidos, como se diz na gíria, com “roupa de casa.” Houve um excesso de informalidade por parte de muitos: roupa de treino, camisolas com dizeres, blusas decotadas, etc.

Outros, entretanto, estiveram bem na “fotografia.” Evitaram o uso de roupa casual e seguiram com os mesmos trajes e padrões dos dias normais. Algumas senhoras optaram pela camisa social, blazer ou blusa sem decote. Os senhores optaram por camisa, uns com gravata e blazer e outros sem.

Em suma, em contexto profissional, o colaborador devese apresentar trajado de acordo com o código existente na sua instituição e com o meio em que está inserido. De igual modo, saltou-me à vista o facto de a barba e o cabelo de alguns não terem sido devidamente amparados. Há, por isso, que ter atenção aos penteados.

Se o cabelo não estiver em condições, use um lenço ou uma peruca. Para os senhores, o cabelo e a barba devem estar bem amparados. Não imite, portanto, Albert Einstein. Notei, ainda, que algumas senhoras usavam maquiagem ligeiras e outras nem por isso; algumas com batom e outras sem. O ideal, neste contexto, caso decida usar maquiagem, é optar por uma ligeira.

Quanto ao batom, evite cores berrantes e abrace algo mais discreto. Decididamente que não precisa daquele vermelho forte dos lábios de Marylin Monroe. Outro aspecto que igualmente chamou a minha atenção, foi o uso de acessórios. Algumas senhoras fizeram uso de acessórios chamativos, tais como pulseiras, colares, brincos ou argolas muito grandes. Já se pode imaginar a distracção que tais acessórios introduzem na comunicação.

Você até pode gostar da daqueles brincos grandes em forma de argolas, usados pela cantora Ary, mas não se esqueça que você não está num espectáculo musical, mas, sim, numa reunião virtual. Sobre a conversa, devo parabenizar à todos porque em momento algum vi um interveniente interromper o interlocutor no uso da palavra. Isto talvez seja facilitado pelo facto de o anfitrião ter desligado o microfone de todos os participantes, excepto o do Orador. Ainda que assim não tivesse sido, é de bom tom que mantenha o seu microfone desligado, evitando que o seu som ambiente chegue aos demais. Quando tiver de fazer uso da palavra, não se esqueça de que existe uma diferença de tempo entre a sua intervenção e o tempo em que a sua mensagem chega aos ouvintes.

Faça, por isso, um ligeiro compasso de espera. Na videoconferência em que participei havia participantes sentados e posicionados incorrectamente de frente do equipamento, não permitindo que o interlocutor pudesse ver e identificar os intervenientes. Muitos não tiveram atenção aos gestos, o olhar constante ao relógio, os tiques, as expressões faciais e mãos ao rosto. Houve quem estivesse distraído com o telemóvel, a esferográfica e objectos similares. Estes comportamentos, muitas vezes irreflectidos ou difíceis de ser controlados, podem transmitir ao interlocutor uma imagem de desinteresse, falta de atenção e desrespeito dos demais.

Uma maneira que ajuda a não cometer estas gafes é ter um post it colado ao computador e com inscrições sobre o que deve ser evitado. Alternativamente, pode desligar temporariamente a imagem, evitando aquele triste cenário de um certo Embaixador que foi ao WC julgando que a imagem do seu laptop estivesse desligada. Devo realçar que é responsabilidade de quem promove a reunião por videoconferência, enviar uma convocatória, estabelecer uma agenda de trabalho, obter confirmação prévia dos participantes e efectuar o teste ao equipamento a ser utilizado. Repito que o formalismo e o rigor devem ser sempre preservados, apesar de se tratar de uma reunião virtual.

As TIC têm, às vezes, a particularidade de nos pregarem algumas partidas de última hora. Para evitar isso, teste, reteste e volte a testar. Se tiver oradores que farão apresentações em suporte digital, ensaie previamente com cada um deles. Foi esse, aliás, o segredo do sucesso de Michael Jackson, conforme se pode ver no filme This Is It. Finalmente, antes da reunião por videoconferência ser dada como encerrada, deve-se fazer uma súmula do que foi abordado, as decisões tomadas e mencionar os responsáveis das tarefas incumbidas. Em latim diz-se “in cauda venenum”, ou seja, é no final que pode estar o perigo.

Assim sendo, é prudente certificar-se de que todos os participantes desliguem os equipamentos. Só assim se pode evitar que, por descuido, se inicie uma nova conversa ou se comente algo indelicado a respeito da intervenção do interlocutor ou do que foi abordado. Em suma, a observação das regras de etiqueta em videoconferência são uma valiosa ferramenta para a projecção da imagem pessoal e institucional, sendo aconselhável o seu escrupuloso cumprimento.

Lázaro Valentim Vaz Vicente
Vice-Presidente da Associação de Profissionais de Cerimonial e Protocolo de Angola e

Mestrando em Gestão e Organização de Eventos Internacionais, Cerimonial, Protocolo e Relações Institucionais

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